Электронные транспортные накладные: как внедрить и не потерять расходы

Что такое электронная транспортная накладная и зачем она нужна?

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это обязательный документ, который подтверждает факт перевозки товаров. С 1 сентября 2023 года его использование стало обязательным для всех поставок на маркетплейсы, включая Ozon и Wildberries. Отсутствие ЭТрН может привести к отказу в учёте расходов в бухгалтерии, что негативно скажется на финансовых результатах компании.

Как оформить электронную транспортную накладную?

Для оформления ЭТрН необходимо подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО). Это можно сделать через сервисы, такие как Контур Диадок, СБИС или другие. После подключения следует создать документ в системе, указав все необходимые данные: отправителя, получателя, перевозчика и информацию о грузе. Затем документ подписывается электронной подписью и отправляется контрагентам.

Что делать, если ЭДО не работает или недоступен?

Если система ЭДО недоступна, можно временно использовать бумажные накладные, однако это сопряжено с риском отказа в учёте расходов. В таких случаях важно как можно скорее наладить работу с ЭДО, чтобы избежать возможных санкций со стороны налоговых органов. Рекомендуется также связаться с технической поддержкой сервиса для решения проблем.

Как избежать проблем с учётом расходов без ЭТрН?

Если ЭТрН не оформлены, расходы на перевозку могут не быть учтены в бухгалтерии. Чтобы минимизировать риски, важно сохранять все подтверждающие документы, такие как счета-фактуры и акты выполненных работ. Это позволит в случае проверки подтвердить обоснованность расходов. Однако лучше всего оформить ЭТрН в соответствии с требованиями законодательства.

Частые вопросы

Можно ли поставлять товары на Ozon без ЭТрН?

Формально Ozon может принять поставки без ЭТрН, однако это сопряжено с риском отказа в учёте расходов. Поэтому важно как можно скорее наладить оформление ЭТрН, чтобы избежать проблем с бухгалтерией и налоговыми органами.

Какие данные необходимо указать в ЭТрН?

В ЭТрН необходимо указать данные отправителя, получателя, перевозчика, а также информацию о грузе: его наименование, количество и вес. Эти данные позволяют идентифицировать груз и подтвердить факт его перевозки.

Как подключиться к системе ЭДО?

Для подключения к системе ЭДО необходимо выбрать подходящий сервис, например, Контур Диадок или СБИС, и зарегистрироваться в нём. После регистрации потребуется настроить электронную подпись и интеграцию с бухгалтерскими системами для автоматизации документооборота.

Что делать, если ЭТрН не принимают в бухгалтерии?

Если бухгалтерия отказывается принимать ЭТрН, следует проверить корректность заполнения документа и его подписания электронной подписью. В случае выявления ошибок необходимо исправить их и повторно отправить документ через ЭДО.

Как быстро оформить ЭТрН при срочных поставках?

При срочных поставках важно заранее подготовить шаблоны ЭТрН и настроить автоматизацию документооборота. Это позволит сократить время на оформление документа и избежать задержек в поставках.

Коротко

• ЭТрН обязательны для всех поставок на маркетплейсы с 1 сентября 2023 года.
• Отсутствие ЭТрН может привести к отказу в учёте расходов.
• Используйте системы ЭДО для автоматизации оформления ЭТрН.
• Сохраняйте все подтверждающие документы для минимизации рисков.
• Настройте автоматизацию документооборота для срочных поставок.